こんにちは。
株式会社ユー不動産コンサルタントの脇保雄麻です。
まず契約の更新の案内の手紙に関してですが、
契約の更新時期の前に手紙で案内しなければならないという決まりはありません。
貸主または貸主側管理会社がサービスの一つとして更新時期が近づくと
当初契約した内容の通りに更新や解約条件等を案内しているだけです。
本文だけだとご質問者様の意図が分からないのですが、
仮にご質問者様が解約予定で更新日以降に解約予定日とされていた場合であれば
更新料は交渉の余地は多少なりともあると思います(更新日より数カ月後に解約日となるのは難しいですが)。
更新時の案内の手紙に関しては、そもそも時期に余裕をもって送付されるべきでしたよね。
でなければ案内状自体を送ってこないか。
送られてきた案内状に記載の時期自体が過ぎていたら、入居者としては不審に思うだけですからね。
賃貸の管理会社の人間を擁護するわけではありませんが
物件によって更新条件や解除条件は違い、物件ごとに当初契約の条件内容で
更新前に案内状を人為的に行って送っている場合が多いので100%間違いが起きないという事ではないと思います。
なので、当初契約した書類はなくさないように契約期間や解除条件等に関しては、ある程度認識しておいた方が良いかと思います。